Hãy cùng tìm hiểu về những lưu ý khi thuê văn phòng quan trọng sẽ giúp doanh nghiệp tránh “bẫy giá” giữa vô vàn sự lựa chọn tại thị trường Việt Nam.
Contents
Tổng quan về thị trường cho thuê văn phòng
Thị trường cho thuê văn phòng HCM và các tỉnh thành khác tại Việt Nam chưa bao giờ hạ nhiệt, nhu cầu tìm kiếm không gian làm việc ngày càng tăng kéo theo nguồn cung dồi dào.
Tuy nhiên, cùng với việc nguồn cung tăng, tỷ lệ lấp đầy giảm 5% so với năm 2022 góp phần tạo nên hiện tượng chào giá thấp hơn đối với các dự án văn phòng cho thuê, đặc biệt tại các khu vực “đang phát triển” mới như Thủ Đức.
Vị trí không còn là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn mô hình văn phòng làm việc cho doanh nghiệp nhỏ. Thay vào đó, hòa mình vào cộng đồng doanh nghiệp cùng phân khúc, tận hưởng tiện ích, hạ tầng của các nhà đầu tư có sức ảnh hưởng trên thị trường hiện là nguyên tắc chính trong việc quyết định địa điểm cung cấp văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp.
Một số lưu ý khi thuê văn phòng bạn cần nắm rõ
Vị trí của văn phòng
Mặc dù vị trí không còn là mối quan tâm lớn của doanh nghiệp trong cuộc khủng hoảng thuê văn phòng hiện nay, nhưng việc tìm kiếm không gian văn phòng cho thuê là chìa khóa quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quan tâm nghiêm túc đến vấn đề này, dẫn đến những sai sót.
Việc chọn sai địa chỉ văn phòng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp như:
- Khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng, đối tác: Nếu văn phòng đặt xa trung tâm hoặc ở khu vực dân cư thưa thớt, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng, đối tác tiềm năng.
- Giảm năng suất: Văn phòng đặt ở vị trí không thuận tiện khiến nhân viên mất nhiều thời gian và công sức cho việc đi lại, ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
- Giá đắt: Nếu văn phòng nằm ở nơi đắt đỏ nhưng không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ phải chi rất nhiều tiền mà không thu được kết quả xứng đáng.
Để tránh những sai lầm trên, các công ty nên chú ý những tiêu chí sau khi lựa chọn địa điểm văn phòng:
- Vị trí thuận tiện cho việc đi lại và kinh doanh: Văn phòng nên gần đường cao tốc, thuận tiện cho nhân viên, khách hàng và đối tác đi lại.
- Tọa lạc tại khu vực có nhiều doanh nghiệp cùng ngành: Việc đặt văn phòng tại khu vực có nhiều doanh nghiệp cùng ngành giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các đối tác tiềm năng.
- Có môi trường tốt: Văn phòng nên đặt ở nơi sạch sẽ, thoáng mát, có đủ cây xanh để mang lại không khí trong lành.
- Có được mức giá phù hợp với ngân sách doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ các yếu tố như vị trí, tiện nghi và giá cả để lựa chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Lựa chọn văn phòng cho thuê là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ các yếu tố trên để lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao.
Giá thuê văn phòng
Giá thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn thuê văn phòng. Giá thuê văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm vị trí, quản lý, diện tích thuê và cơ sở vật chất trong tòa nhà. Ngoài ra, cần chú ý cách tính thuế, tiền điện, điều hòa trên giá thuê văn phòng.
Giá thuê văn phòng thường cao hơn ở những vị trí trung tâm, có ban quản lý uy tín, diện tích cho thuê rộng và cơ sở vật chất hiện đại. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ các yếu tố trên để lựa chọn được văn phòng có giá thuê vừa phải.
Về thuế đối với tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý, giá thuê văn phòng công ty chịu thuế VAT 10%, trong khi giá thuê tư nhân chịu thuế suất khoảng 23% tùy khu vực. Cần làm rõ ngay từ đầu giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa. Ngoài ra, khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế, vì mỗi cơ quan thuế hiểu loại thuế này một cách khác nhau.
Trang thiết bị văn phòng
Nhân viên văn phòng thường phải dành nhiều thời gian ở văn phòng nên việc lựa chọn một văn phòng có trang thiết bị hiện đại và chất lượng đảm bảo là rất quan trọng.
Một số đồ dùng văn phòng cần cân nhắc khi lựa chọn bao gồm:
- Thang máy: Số lượng thang máy phải phù hợp với diện tích tòa nhà và số lượng nhân viên làm việc tại đó. Thang máy phải hoạt động ổn định và không thường xuyên hỏng hóc.
- Tầng hầm: Tầng hầm phải đủ rộng để xe của nhân viên và khách hàng.
- Hệ thống điều hòa: Để đảm bảo nhiệt độ trong văn phòng luôn mát mẻ, dễ chịu thì hệ thống điều hòa phải hoạt động tốt.
- Nhà vệ sinh: Nhà vệ sinh cần sạch sẽ, thoáng mát và đầy đủ tiện nghi.
- Vật liệu trang trí: Vật liệu trang trí phải hiện đại, sang trọng và tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên khi làm việc.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên chú ý đến hệ thống cấp điện của tòa nhà. Hệ thống cung cấp điện phải ổn định và không bị cắt điện thường xuyên.
Về an ninh
An ninh là vấn đề quan trọng nhất trong văn phòng. Tài sản của công ty khá lớn, nếu xảy ra những vụ trộm cắp xung quanh tòa nhà thì không chỉ tài sản mà còn cả tính mạng con người, tính mạng của CBCNV công ty sẽ gặp nguy hiểm.
Với không gian văn phòng an toàn, nhân viên cảm thấy an toàn và thoải mái khi làm việc, tăng năng suất làm việc. Kết hợp với thiết kế khoa học, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và tối ưu hóa không gian sử dụng.
Không gian, diện tích sử dụng
Đo lường số lượng nhân viên là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn lĩnh vực phù hợp. Đồng thời, việc có kế hoạch phát triển chi tiết có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi nghiên cứu tòa nhà văn phòng.
Theo Maison Office, không gian làm việc phù hợp cho một nhân viên là 4 m2 . Đối với các công ty có ý định mở rộng trong tương lai nên ưu tiên xem xét các điều kiện phù hợp để thuận tiện cho việc đàm phán. Đồng thời có thể hạn chế được các chi phí phát sinh trong quá trình thuê.
Tiện ích đi kèm và chi phí phát sinh
Khi thuê văn phòng, nhiều doanh nghiệp thường chú trọng đến chi phí thuê văn phòng mà bỏ qua các chi phí khác liên quan. Điều này có thể dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng như:
- Chi phí cao hơn: Các chi phí bổ sung như phí quản lý, chi phí đỗ xe, chi phí bảo trì, trang trí văn phòng, v.v. có thể chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí thuê văn phòng. Nếu không tính toán cẩn thận, doanh nghiệp có thể phải trả nhiều hơn dự kiến.
- Tác động đến hoạt động kinh doanh: Một số chi phí có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu không có đủ chỗ đậu xe đáp ứng nhu cầu, người lao động sẽ gặp khó khăn trong việc di chuyển, điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Gây vướng mắc trong quá trình cho thuê: Nếu không có sự thỏa thuận rõ ràng về chi phí thì có thể xảy ra tranh chấp giữa doanh nghiệp và chủ đầu tư trong quá trình cho thuê. Điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc gia hạn hợp đồng thuê.
Vì vậy, việc giải thích các chi phí không bao gồm trong giá thuê là rất quan trọng. Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ những chi phí này trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.
An toàn về mặt pháp lý
Khi lựa chọn văn phòng cho thuê, nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến giá cả, vị trí mà thường bỏ qua yếu tố pháp lý. Điều này có thể dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng như:
- Tổn thất tài sản: Nếu tòa nhà văn phòng không có giấy tờ pháp lý đầy đủ, doanh nghiệp có thể bị mất tài sản trong trường hợp bị tịch thu hoặc phá dỡ.
- Tổn thất kinh doanh: Nếu một doanh nghiệp không thể sử dụng văn phòng của mình do các vấn đề pháp lý, doanh nghiệp đó có thể bị thiệt hại về kinh tế do không thể tiếp tục hoạt động.
- Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp gặp vấn đề pháp lý liên quan đến việc thuê văn phòng, điều đó có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp và gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh sau này.
Vì vậy, việc cân nhắc các thủ tục pháp lý khi lựa chọn văn phòng thuê là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý của tòa nhà văn phòng: Doanh nghiệp nên yêu cầu chủ đầu tư cung cấp đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến tòa nhà bao gồm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, giấy phép kinh doanh…
- Tìm thông tin về nhà đầu tư: Doanh nghiệp cần biết thông tin về nhà đầu tư, bao gồm danh tiếng, kinh nghiệm, nguồn tài trợ, v.v.
Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro về vấn đề pháp lý khi thuê văn phòng và từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh được liên tục.
Propertyplus.vn – Cho thuê văn phòng uy tín, giá rẻ
Propertyplus.vn là công ty môi giới bất động sản tại Hà Nội tự hào có 12 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng hàng đầu cho các doanh nghiệp.
Trong suốt 12 năm hình thành và phát triển, Propertyplus.vn luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng và phục vụ họ một cách trọn vẹn. Mạng lưới thông tin văn phòng của Propertyplus.vn phủ khắp Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, với nhiều hạng và loại văn phòng khác nhau nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về không gian, ngân sách và tiện nghi tòa nhà.
Để được tư vấn chi tiết về các loại tiện ích và giá cho thuê văn phòng Thủ Đức, và các khu vực khác tại Hà Nội và TP.HCM hãy liên hệ sớm với Propertyplus.vn để được hỗ trợ tận tâm nhất!
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Kinh Đô, 292 Tây Sơn, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0865.364.866
- Email: office@propertyplus.com.vn
Bài viết trên đã giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan thông qua danh sách 7 lưu ý khi thuê văn phòng. Từ đó, cần thận trọng về các vấn đề liên quan để tránh xảy ra những điều không mong muốn!
